De kans is groot dat je op dit moment op zoek bent naar nieuwe interne communicatiesoftware, anders had je vast niet de moeite genomen om dit artikel te lezen. Nog niet zo lang geleden keken veel organisaties naar communicatiesoftware als ‘leuk om te hebben’. Inmiddels gaan steeds meer organisaties het zien als essentieel voor het algehele succes van de organisatie. Dit is heel logisch en ook hoe wij erover denken, maar welke software en/of middel past nu bij jouw organisatie?
Allereerst de ‘waarom’ achter digitale interne communicatiekanalen. Deze kanalen werden de afgelopen jaren onmisbaar omdat zij (meestal) een goed bereik hebben, werken in realtime, feedback, vragen en interactie toestaan, (realtime) meetbaar zijn en zorgen voor gerichte communicatie.
Zoals hierboven te zien is heeft ieder middel zijn eigen voor- en nadelen. Maar welk middel past het beste bij jouw doel? Wij onderscheiden in dit artikel 3 scenario’s:
1. Snel communiceren onderling staat centraal
Er zijn talloze softwareprogramma’s waarmee onderling chatten peanuts wordt. Denk aan systemen als Microsoft Teams en Slack. Het doel van deze middelen? Simpelweg onderlinge vluchtige communicatie vereenvoudigen. Denk hierbij aan korte vragen als; “had je mijn mail gezien?” en “kan onze meeting van vanmiddag een kwartier later?” Kortom korte mededelingen met prioriteit of die het niet waard zijn om een hele mail voor de typen.
Voordelen:
- Ontvang meldingen bij een nieuw bericht
- Stuur snel en eenvoudig berichten
- Iedereen kan delen wat en met wie hij/zij wil
Nadelen:
- Alleen bereikbaar voor mensen met hetzelfde mailadres achter de @
- Geen tot weinig controle over de content die wordt geplaatst
2. Informeren en controle houden staan centraal
Hierbij gaat het 9 van de 10 keer om een intranet oplossing. Denk hierbij aan SharePoint, SAP, Exact of andere partijen. Bij een intranet of digitaal prikbord worden bepaalde mensen aangesteld die berichten kunnen delen. Hierbij is dus sprake van eenzijdige communicatie en mededelingen als “vandaag is Piet 25 jaar bij ons in dienst’ of ‘aanstaande woensdag is een verplichte vrije dag”. Hier kan vaak niet op gereageerd worden door medewerkers zelf.
Voordelen:
- Hebben van de volledige controle over de content
- Bereik via een standaard veelgebruikt systeem
Nadelen:
- Non-desk en ambulante medewerkers vaak geen toegang
- Medewerkers moeten zelf het initiatief nemen om te kijken
- Interactie, feedback en vragen stellen is niet mogelijk
3. Een hoge betrokkenheid en interactie staan centraal
Als derde scenario de focus op betrokkenheid en interactie. Iets waar steeds meer behoefte aan is, volgens de laatste trends in de interne communicatie. Dit creëer je bijvoorbeeld door (online) meetings of een eigen app.
Bij meetings is vooral de betrokkenheid en interactie hoog, maar ontbreekt het naslagwerk en de realtime communicatie. Bij een eigen medewerkers app hebben zowel desk, non-desk als ambulante medewerkers informatie altijd en overal bij de hand. Een combinatie van beide zou daarom de meest ideale situatie zijn in dit scenario.
Voordelen:
- Vergroot het bereik door pushberichten of herinneringen
- Informatie altijd en overal bij de hand, met of zonder login
- Toegang voor wie je zelf wil, niet verbonden aan een e-mailadres
Nadelen:
- Intensief communiceren kost meer tijd
- Medewerkers moeten digitaal vaardig zijn
En wordt het een vluchtig systeem zoals Slack of ga je voor het totaalpakket met een eigen app? Doe wat past bij jouw organisatie, maar vergeet niet naar de trends en ontwikkelingen rondom interne communicatie te kijken. Ook daar schreven wij een artikel over. Benieuwd? Lees dan ons artikel over dé vier communicatietrends van 2021!
Lees meer
