Het merendeel van de wereld is bekend met de apps van Office 365. Echter is SharePoint zelfs naast deze reeks aan apps niet de beste optie als intranet. Vooral niet voor organisaties die zich graag willen aanpassen aan hun zeer digitaal vaardige werknemers en werkplaats. Meer van de oude stempel? Dan is de kans groot dat je in SharePoint wel alles vindt waar je naar op zoek bent. In dit artikel gaan we in op de voor- en nadelen van SharePoint.
Waarom is een intranet waardevol?
Zeker nu digitale vergaderingen en thuiswerken steeds meer de norm worden, is het belangrijk dat organisaties hun IT- en werkomgevingen hierop afstemmen. Het is belangrijk dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot documenten, formulieren, persoonlijke mededelingen, nieuws, etc. Een intranet helpt daarbij.
Naast dat het werkprocessen digitaliseert en vereenvoudigd, creëer je met een intranet ook een platform dat medewerkers verbind. Dit resulteert uiteindelijk in een sterkere organisatiecultuur en meer efficiëntie. Daarbij is het een zeer krachtige tool om de identiteit van jouw organisatie extra sterk naar voren te laten komen, zo creëer je een echt ‘wij-gevoel’.
De voor- en nadelen van SharePoint (en Office 365)
Microsoft is een grote speler in de technische branche, en ook SharePoint is zeer populair. Ongeveer 50% van de organisaties wereldwijd maken gebruik van SharePoint-intranet en de kans is groot dat dit zich voortzet. Maar naast de voordelen (+) kent SharePoint ook zijn nadelen (-):
+ Office 365 en SharePoint worden continu doorontwikkeld en verbeterd. Hierdoor werk je altijd met de nieuwste functionaliteiten, zonder dat je hier enige moeite voor hoeft te doen. Zij kijken naar trends en ontwikkelingen en passen hun product daarop aan.
+ Medewerkers hebben altijd en overal toegang tot apps, documenten, nieuws en kennis. Zo kunnen zij bijvoorbeeld in de trein nog even wat documenten of de laatste nieuwsartikelen doorlezen. Het SharePoint-intranet is hiermee tijd- en plaats onafhankelijk.
+ Via SharePoint geef je ook externe betrokkenen eenvoudig toegang. Met een guest link kan je geautomatiseerde externe gebruikers lees- en bewerkingsrechten geven. Deze toegang is op elk gewenst moment weer stop te zetten.
– De support vanuit Microsoft is Engelstalig. Daarnaast is Microsoft een grote organisatie die niet altijd te bereiken is, dit komt doordat zij werken vanuit diverse tijdzones. Het kan daarom even duren voordat een probleem is op gelost.
– Vaak wordt SharePoint te snel geïmplementeerd als intranet, terwijl het nog niet goed is uitgewerkt. Hierdoor wordt het een zooitje. Het is lastig dit weer terug op orde te brengen. Bij SharePoint is beheer dan ook zeer belangrijk.
– SharePoint is in 2001 opgericht met als doel het eenvoudig kunnen delen van documenten. Een goed intranet vraagt om meer dan dat. Om naast het delen van documenten ook betrokkenheid en verbondenheid te creëren is enkel SharePoint niet genoeg.
SharePoint vs. een eigen app
Alle voordelen die SharePoint heeft, heeft een eigen app ook. Je deelt eenvoudig documenten, nieuws, formulieren en meer. Daarnaast heeft een eigen app als voordeel dat je gecontroleerd berichten stuurt en sfeer creëert door middel van foto’s en video. Dit maakt dat een app een meer volledig communicatiemiddel/ intranet is. Delen en verbinden, daar gaat het om.
Daarbij hebben wij een Nederlandstalige support afdeling die goed en snel bereikbaar is. Uiteraard kost het ontwikkelen en beheren van een app tijd, maar dat is zeer beperkt. Ook het onderhouden van de app kost tijd, maar door ons zeer eenvoudige Content Management Systeem zijn aanpassingen en aanvullingen binnen no-time doorgevoerd. Tot slot is misschien wel het grooste verschil dat bij SharePoint ook medewerkers zaken delen en bij een app hebben de beheerders zelf alles in de hand.
Wil je de app eens testen? Vraag dan een gratis test app aan!
Lees meer
