Meer betrokkenheid onder vrijwilligers

ZorgSpectrum, een zorginstelling met ruim 400 vrijwilligers, heeft onlangs een strategische stap gezet om de communicatie en betrokkenheid van hun vrijwilligers te verbeteren. ZorgSpectrum heeft gekozen voor de oplossing van Business Apps, een eigen app om vrijwilligers te verbinden en communicatie te stroomlijnen. De app is veelbelovend en ze krijgen vele enthousiaste reacties. De app wordt zelfs gemiddeld met een 8 beoordeeld door vrijwilligers!

Wij gingen in gesprek met Hudy Peek, adviseur Vrijwilligers-management bij ZorgSpectrum, over haar ervaring met de oplossing van Business Apps.

“Met de app hebben vrijwilligers nu altijd toegang tot belangrijke informatie, zijn ze op de hoogte van het laatste nieuws, nemen ze eenvoudig contact op met hun contactpersoon en verloopt het werven van vrijwilligers soepeler.”

De behoefte aan een nieuw communicatiemiddel ontstond vanwege een uitdaging waar veel zorginstellingen mee te maken hebben: hoe betrek je vrijwilligers effectief en zorg je ervoor dat ze betrokken blijven wanneer zij geen toegang hebben tot het intranet? De keuze voor een app was voor ZorgSpectrum vanzelfsprekend. Een eigen app biedt hen de mogelijkheid om vrijwilligers direct en ad-hoc uit te nodigen voor activiteiten. Zo kunnen ze real-time reageren op veranderende omstandigheden en de vrijwilligers meer betrekken bij de dagelijkse activiteiten.

Zelf heeft ZorgSpectrum veel tijd en energie gestoken in het promoten van de app door middel van leuke instructievideo’s en het organiseren van evenementen.

“We hebben veel vrijwilligers, maar die kunnen niet bij de informatie op het intranet in tegenstelling tot medewerkers. De vrijwilligers zouden hiervoor een account moeten hebben en dat paste niet in het budget. Om ze meer te binden en te boeien met de organisatie was een app dus een logische keuze.”

Een van de belangrijkste en meest gebruikte functionaliteit voor ZorgSpectrum was het Prikbord. Via dit prikbord kunnen ze eerdere activiteiten met bijbehorende foto’s en video’s delen, wat voorheen alleen beschikbaar was op het intranet. Omdat vrijwilligers geen toegang hebben tot het intranet, bleven deze leuke berichten voor hen onzichtbaar waardoor verbinding met de organisatie miste. Dankzij het prikbord hebben vrijwilligers nu de mogelijkheid om terug te kijken op de activiteiten en gebeurtenissen.

Een andere onmisbare en veelgebruikte functie is de activiteitenkalender. Hier kunnen vrijwilligers zich aanmelden om te helpen bij activiteiten en uitjes, dit maakt de coördinatie gemakkelijker. Daarnaast is er een ‘vrijwilligersinformatie’ sectie met antwoorden op veelgestelde vragen en essentiële informatie. Hierbij kun je denken aan hoe hoe vrijwilligers reiskosten kunnen declareren.

Al geruime tijd overwoog ZorgSpectrum de mogelijkheid van een app voor vrijwilligers. Toen Business Apps op hun pad kwam, was er meteen een gevoel van ‘dit is wat we nodig hebben.’ De bestaande functionaliteiten, zoals de optie voor vrijwilligers om zich aan te melden voor activiteiten en berichten te plaatsen, wekte enthousiasme op. Het paste allemaal precies bij wat ze zochten, waardoor verdere zoektocht niet nodig was. De samenwerking met Business Apps wordt buitengewoon positief ervaren door Hudy.

Kortom, de app van Business Apps wordt gezien als de ideale oplossing om vrijwilligers te betrekken, te binden en te boeien bij ZorgSpectrum. Het versterkt niet alleen de communicatie, maar draagt ook bij aan een gevoel van eenheid en verbinding binnen de organisatie.