Werkprocessen digitaliseren

Zo bepaal je welke werkprocessen je moet digitaliseren

Het woord ‘digitaliseren’ is de afgelopen jaren niet meer weg te denken uit de bedrijfsvoering. Maar welke werkprocessen kan je digitaliseren en hoe pak je dat aan? Iets digitaliseren wil namelijk niet altijd zeggen dat het je meer tijd gaat opleveren of minder geld gaat kosten. Weet daarom goed wat je wel/ niet digitaliseert. 

In dit artikel gaan we in op de stappen die je moet doorlopen om te bepalen wat en hoe je gaat digitaliseren. Te beginnen bij de eerste stap, waarin je nagaat waar het efficiënter kan. 

Stap 1: Ga na waar winst te behalen valt 

Hoe lopen werkprocessen nu en waar kan het efficiënter? Kijk hierbij eens naar allerlei werkprocessen om te digitaliseren. Bijvoorbeeld: declaraties, urenregistraties, ziekmeldingen, schademeldingen, ongewenste situaties doorgeven, vervanging regelen en ga zo maar door. Onze tip is dan ook om niet altijd direct naar het grote geheel te kijken, maar in te zoomen op de verschillende aspecten die vereenvoudigd kunnen worden. Kleine stapjes zijn namelijk makkelijker te zetten dan een hele sprong. 

Stap 2: Ga na welke software een oplossing kan bieden 

Je weet nu wat je wilt aanpakken, tijd om te kijken hoe je dat kan doen. Overal zijn wel systemen voor dus kijk goed naar wat het beste bij jouw doelen past. Is de administratie een zooitje? Dan zoek je naar een systeem dat daar een oplossing voor biedt. Is het een gedoe om declaraties door te geven? Kijk dan naar een systeem die dat kan aanpakken. Let daarbij wel goed op het doel van het systeem, soms kan één systeem meerdere problemen oplossen.  

Tip! Kijk niet naar een oplossing per probleem, maar zoek naar een oplossing die meerdere problemen tegelijk aanpakt. Zo werk je nog efficiënter. 

Stap 3: Ga na of andere systemen te integreren zijn 

De kans is groot dat je op dit moment met meerdere systemen werkt? De kans is groot dat je deze systemen op een bepaalde manier aan elkaar kan koppelen. Denk daarom niet direct dat een systeem een vervanging is van een ander, het kan juist ook een aanvulling zijn op. 

Stap 4: Ga na of er een proefversie is en test
Cases, reviews en de mening van anderen helpen absoluut om een juiste keuze te maken. Maar kan je een product testen, doe dit dan zonder twijfel. Zo ervaar je of een systeem echt bij jouw organisatie past of juist niet.  

Stap 5: Probeer, evalueer en pas aan 

Is de testperiode bevallen? Ga er dan voor! Baal vervolgens niet als het niet per direct zijn vruchten afwerpt. Werkprocessen vereenvoudigen is een continu proces en ook een systeem kan daarin mee veranderen. Merk je dat jouw medewerkers of organisatie meer behoefte heeft aan een nieuwsplatform? Kijk of je deze kan integreren of wellicht het nieuws kan opschalen.  

Kortom, denk niet in problemen maar in oplossingen en zoek een geschikt middel die in deze oplossingen meedenkt en mee gevormd kan worden.