Communiceren doen we in basis om elkaar te informeren. Dit kan bijvoorbeeld zijn om iets nieuws te vertellen, de ander feedback of duidelijkheid te geven of in beeld te blijven bij je doelgroep. Maar naar wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe doen we dit eigenlijk? Wij lopen in dit artikel met je door de 5 W-vragen en de H-vraag heen om er achter te komen hoe je de interne communicatie kan verbeteren binnen jouw organisatie.
- Weet wie je medewerkers zijn
Binnen een bedrijf vallen verschillende type medewerkers. Denk aan freelancers, de ‘oudere’ en ‘jonge’ generatie, de fulltimers, etc. Het is belangrijk om al deze types en hun behoeften op een rijtje te zetten. Zo creëer je bewustwording bij de zenders binnen jouw organisatie, om te zorgen dat zij communiceren op een manier die voor iedereen te begrijpen is.
- Weet wat medewerkers van je verwachten
Interne communicatie is een belangrijk aspect binnen iedere organisatie, maar tegelijkertijd ook héél bedrijfsspecifiek. Want weet je eigenlijk wat medewerkers van je verwachten? Denk hierbij aan discussies als:
- Welke informatie vinden zijn wel/ niet interessant?
- In hoeverre willen zij hier een aandeel in hebben?
- Dagelijks, wekelijks of gewoon als er iets belangrijks is?
Ga hierover met medewerkers in gesprek, alleen zo kom je achter hen behoeften. Communiceren om te communiceren is namelijk de grootste no-go. Zorg er ten alle tijden voor dat het als interessant en nuttig wordt gezien, anders wordt betrokkenheid alleen maar een nog grotere uitdaging.
- Weet wanneer medewerkers dit van je verwachten
De ‘wanneer’ kunnen we op twee manieren interpreteren: in de definitie van een tijdstip en in de definitie van de situatie. Beide aspecten zijn heel belangrijk.
De laatste is hierboven al kort benoemd; weet welke informatie je wel/ niet moet delen. We zien het namelijk vaak gebeuren dat er te veel ‘nutteloze’ zaken gedeeld worden om maar iets te delen. Dit kan leiden tot een laag percentage lezers, en daarmee dus nog steeds niet tot meer betrokkenheid.
Op welk tijdstip je iets moet delen hangt echt af van jouw situatie. Werken medewerkers vaak ’s nachts, juist heel vroeg, van 9 – 5 of altijd én overal? Zet dit eerst op papier en kijk of er van hieruit groepen gecreëerd kunnen worden. Zo kan je specifieker communiceren op de tijdstippen dat deze personen ook écht aan het werk zijn.
Het bereiken van medewerkers buiten werktijden is namelijk iets waar je mee uit moet kijken. Dit kunnen zij als irritant of opdringerig ervaren.
- Weet waar medewerkers te bereiken zijn
Binnen veel bedrijven is en blijft het verbeteren van de interne communicatie een belangrijk punt. Een populaire manier van communiceren is nog altijd e-mail. Toch is dit niet voor iedereen en in iedere situatie even makkelijk.
We kunnen ons voorstellen dat ook niet iedere schoonmaker een intern e-mailadres heeft en communiceren naar privé kanalen kan ook niet de bedoeling zijn. Daarom is het belangrijk om goed na te denken over het kanaal. Er zijn verschillende opties: denk aan een eigen app, een intranet of een fysiek prikbord.
In onze ogen (logisch ook met onze oplossingen) heeft een eigen app veel voordelen. Een mobiel heeft immers iedereen en een app heeft veel mogelijkheden. Zo ondersteunen onze apps meerdere talen, heeft het een voorleesfunctie én bundel je locaties en groepen.
- Weet waarom interne communicatie zo belangrijk is
Interne communicatie is mega belangrijk, dat weten we allemaal. Maar waarom is het voor jouw organisatie zo belangrijk?
- Wil je dat de schoonmakers betrokken blijven?
- Wil je dat processen efficiënter verlopen?
- Wil je de interne sfeer verbeteren?
- Wil je medewerkers binnenboord houden?
- Wil je aantrekkelijk zijn voor (nieuwe) medewerkers?
Bepaal voordat je verbeteringen of vernieuwingen gaat doorvoeren omtrent interne communicatie wat het grootste doel daarbij is. Natuurlijk kan dit een combinatie zijn van meerdere doelen, maar door één doel centraal te stellen maak je het voor jezelf en medewerkers duidelijk en overzichtelijk.
- Weet hoe je dit aan kunt pakken
Er zijn veel verschillende manieren om dit aan te pakken; allereerst is het belangrijk om bovenstaande punten na te lopen en na te denken over de ‘hoe’. Want ook dit punt is voor iedereen verschillend.
Wie weet gebruik je al de juiste kanalen, maar mag er meer en concreter gecommuniceerd worden. Dan is het wellicht een goed idee om een nieuwe medewerker aan te nemen die hier verantwoordelijk voor wordt.
Wie weet communiceer je goed, maar komt het niet bij de juiste medewerkers terecht of wordt het slecht gelezen. Ga dan op zoek naar een ander kanaal, via waar je gaat communiceren.
Wie weet is een eigen personeel app van Business Apps wel de oplossing om jouw interne communicatie te verbeteren. Benieuwd hoe dat eruit ziet? Lees hier alles over een eigen personeel app in de schoonmaakbranche.
Lees meer
