Je hebt besloten om de interne communicatie te verbeteren met een medewerkers app. Iedereen is enthousiast. Nieuws bereikt collega’s sneller, documenten staan op één centrale plek en belangrijke informatie raakt niet langer verspreid over e-mail, WhatsApp en losse documenten.
Maar dan volgt vaak dezelfde vraag:
“Wie gaat dit allemaal beheren? En kost dat niet ontzettend veel tijd?”
Het is een logische zorg. Veel HR- en communicatieprofessionals denken direct aan ingewikkelde systemen, technische instellingen of een platform dat voortdurend aandacht vraagt.
Gelukkig blijkt dat in de praktijk heel anders te zijn.
Een goed platform vraagt geen technische kennis
Een moderne medewerkers app van Business Apps is juist ontwikkeld om het beheer zo eenvoudig mogelijk te maken.
Via een gebruiksvriendelijk content management systeem (CMS) plaats je berichten, upload je documenten en beheer je gebruikers zonder technische kennis. Kun je werken met Microsoft Word of Outlook? Dan kun je ook met het CMS overweg.
Een nieuwsbericht plaatsen is eenvoudig. Je schrijft je bericht, voegt eventueel een afbeelding toe, kiest voor welke doelgroep het bedoeld is en publiceert het direct of plant het in voor een later moment.
Hetzelfde geldt voor documenten, formulieren, evenementen en andere content. Alles beheer je vanuit één centrale omgeving.
Het geheim? Niet één beheerder, maar gedeeld eigenaarschap
Veel organisaties gaan ervan uit dat de medewerkers app volledig beheerd moet worden door HR of de communicatieafdeling. In de praktijk is dat vaak helemaal niet nodig. Sterker nog. Het werkt meestal beter wanneer meerdere afdelingen een eigen verantwoordelijkheid krijgen.
Iedere afdeling weet immers zelf het beste wat er speelt.
Zo kan HR verantwoordelijk zijn voor personeelsinformatie, onboarding en vacatures. Teamleiders delen eenvoudig updates vanuit hun eigen afdeling. De preventiemedewerker publiceert veiligheidsinformatie en toolboxen, terwijl communicatie bedrijfsnieuws en successen verzorgt. Ook de personeelsvereniging kan activiteiten delen of collega’s uitnodigen voor evenementen.
Door het eigenaarschap te verdelen ontstaat er vanzelf meer actuele content. Bovendien voorkom je dat alle communicatie afhankelijk wordt van één persoon.
Dit regel je binnen een paar minuten
Het dagelijkse beheer bestaat meestal uit een paar eenvoudige handelingen:
- Een nieuwsbericht plaatsen
Deel een belangrijke mededeling, een mooie klantcase of een update vanuit de directie. Kies eventueel een specifieke afdeling of locatie en publiceer het bericht direct of plan het vooruit.
- Documenten beheren
Upload het personeelshandboek, protocollen of formulieren op één centrale plek. Medewerkers beschikken altijd over de meest actuele versie.
- Gebruikers beheren
Nieuwe collega’s voeg je eenvoudig toe. Koppel je de app aan het HR-systeem, dan verloopt dit zelfs volledig automatisch.
Geef iedere beheerder alleen toegang tot wat nodig is
Dat meerdere collega’s content plaatsen, betekent natuurlijk niet dat iedereen overal bij hoeft te kunnen.
Binnen het CMS geef je per gebruiker of per rol precies aan welke onderdelen beheerd mogen worden. Een teamleider kan bijvoorbeeld alleen berichten voor zijn eigen afdeling plaatsen, terwijl HR toegang heeft tot personeelsdocumenten en communicatie het algemene nieuws beheert.
Zo houd je grip op de kwaliteit van de informatie én blijft het beheer overzichtelijk.
Zelf ervaren hoe eenvoudig het is?
Ben je benieuwd hoe het beheer er in de praktijk uitziet?
Tijdens een korte demonstratie laten we zien hoe eenvoudig je berichten plaatst, documenten beheert, rechten instelt en het eigenaarschap binnen de organisatie verdeelt. Zo ontdek je hoe je met minimale inspanning maximale betrokkenheid creëert.
Lees meer
